世界聚焦：詳解酒店“采購到支付”全流程及自動化

酒店實現成功經營的關鍵是什么？不同的人會有不同的答案，而大多數人都會提到顧客體驗。這不無道理。但酒店在前臺為顧客提供優質服務的同時，也離不開后臺的順利運轉。

(資料圖)

今天我們來了解一下采購到支付的流程，看看酒店該如何優化系統，以及實現自動化后能夠產生的效益。

什么是“采購到支付”？

采購到支付（procure-to-pay）是指，企業從識別需求、申請采購到最終為所需產品和服務付款，期間所涉及的系統化流程。

采購到支付并不包括采購的所有環節，其重點是流程中的采購、對賬和付款部分。

戰略采購、生命周期評估、供應商對接和供應鏈管理，并不在采購到支付的范疇。

采購到支付的步驟

標準化流程可以減少不必要的開支，提升采購效率，推動訂單和供應商管理，最終提高產出。

常規化的采購到支付流程包含以下幾個步驟：

1. 確定業務需求：相關人員認為需要某項產品和服務來完成工作，他們可能會自行評估最合適的產品和服務。

2. 需求申請：相關人員正式提交采購申請，開啟審批和采購流程。

3. 審批通過：請購單經過標準化審批流程，得到所有相關部門和人員的批準，之后由財務部發放資金。

4. 創建采購單：獲批后，相關人員開立正式采購單（PO），注明訂單處理和貨物交付所需的所有信息。

5. 采購單獲批：采購需求獲批后，完整的PO通常需單獨進行評估和審核，以減少錯誤，明確要求，確保采購和對賬過程更順利。PO獲批后，就會發送給供應商。

6. 收貨：供應商完成訂單并交付，收貨方進行檢查、核對，如果出現不對等或質量不達標的情況，收貨方可以拒絕簽收。

7. 評估供應商的表現：貨物簽收、核對完成后，對供應商的表現進行評估，包括是否按時交貨、訂單準確度、產品質量及完好程度，等等。所有問題都可以在該環節提出，并作為以后采購決策的參考。

8. 發票審批：該環節檢查貨物與請購單、采購單及發票上的信息是否一致，如果完全匹配，財會部門就可以開發票。

9. 向供應商付款：這是采購到支付過程的最后一步。采購方根據采購訂單或合同條款，將審批的款項支付給供應商。有時候，企業及時支付發票款項，也可以獲得付款折扣等權益。

如何優化采購到支付流程？

1. 建立標準化審批流程

創造良好的環境，讓員工能夠得到所需的支持確保采購申請符合預算和實際需求降低從不知名的供應商那里進行采購的風險，避免未經批準的采購行為提高數據透明度，減少冗余信息，讓財務部門進行追蹤、分析、預測支出

該流程無需事無巨細地列明所有事項，只需制定審批框架，讓提出申請的人有心理預期。整個流程應該便于執行、追蹤，且適用于每次采購，能夠不斷完善采購到支付的流程。

整個審批流程需包括：

標準化申請表，列明所有必要信息啟動申請和審批的第一責任人詳細說明獲得審批需滿足的條件復盤過程，對整個采購過程進行評價，推進與供應商的合作關系，更新供應商列表

2. 列出每個部門的職責

每個采購審核部門都有各自的標準化要求，這對于確保高質量采購、降低風險十分重要。相關人員和部門及要求可能包括：

內部部門主管：根據當前技術系統或合作協議，選出最佳供應商或整合資源。法務：列出執行合同保護機制的詳細條款，包括服務水平協議、停工條款、災后恢復職責、仲裁，等等。安全：完成供應商問卷，評估安全和風險管理門檻。財務：預算或項目關鍵節點報告，輔助制定預算和預測。

要確保順利通過審批，要在同一個地方列明這些要求并歸檔。

將對各部門的要求列入整個流程中，有助于相關人員形成清晰的認知并提前準備，從而減少無效溝通，防止采購延期，提升整體效率。

3. 推進流程自動化

隨著公司業務的擴張，采購流程及合同管理會隨之變得更加復雜，相關部門的工作量也會加大，手動處理采購到支付流程就會心有余而力不足。

這時候就需要考慮實現流程自動化。這不僅可以減輕采購人員的負擔，還能夠讓核心職能團隊將時間留給更有價值的事情。

采購到支付自動化軟件如何運作？

采購軟件會創建一個中心化、自動化流程，涵蓋選品到支付的系列環節。

在前端，該系統會通過云系統自動推進采購流程。用戶可以登陸合作供應商數據庫的物品目錄頁面，并根據預算和參數下單。

該系統比較靈活，管理者能夠根據用戶、部門、類別或位置等參數設置規則。

在后端，采購到支付軟件則可以對很多重復、手動流程進行自動化處理。在產品目錄頁面下單后，就會進入自動化審核流程，審批通過且交貨完成后，可以在系統內審核發票、對賬，然后由系統自動完成支付。

該系統采用AI和機器學習技術，自動處理數千張發票，確保流程準確，信息一致，自動完成支付，無需員工手動輸入信息。

電子發票也能夠實現統一支付。

采購到支付的自動化有哪些益處？

采用自動化電子采購系統，能夠提升每個環節的效率。

具體來說，它能帶來的益處包括：

確保采購過程與預算、規范和合作供應商列表保持一致當需要從不同地方采購時，可能提高供應鏈管理效率降低發票開具成本通過整合發票和支付流程，穩定并提升現金流降低成本，增加收入實時查看數據并確保同步，便于支出管理

采購到支付軟件的價值不僅在于提升效率，確保采購品質，還能夠降低成本，減少企業內部不必要的支出。

參考資料：1.BirchStreet Systems, the Procure-to-Pay Automation Platform That Is Leading the Way to a More Automated Future for Hospitality and Travel. (Hospitality Net)2.What is Procure-To-Pay and How Companies Are Automating It. (Order)