當前短訊！差旅買家視角觀察：企業如何管理酒店采購項目

近年來，很多酒店集團大力營銷，通過各類優惠和福利吸引旅客在官網直接預訂。而對于差旅需求，這種C端營銷作用不大，因為員工可以預訂哪家酒店，主要是由公司決定的。

大多數大企業都制定了差旅規章制度，要求員工從指定合作供應商列表中選擇，而且要通過企業預訂工具和指定差旅管理公司（TMC）進行預訂。

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那么，企業差旅買家如何選擇合作酒店？TMC在其中又是如何發揮作用的呢？

酒店業B2B支付服務供應商Onyx CenterSource與比利時生物醫藥公司優時比（UCB）全球差旅會議及出行管理負責人Geert Behets進行了討論。

UCB選擇合作酒店的標準

Behets表示，在選擇合作酒店時，要同時考慮位置、價格、便捷度和舒適度，力求達到最佳平衡。位置是優先考慮因素，但即使酒店與客戶的目的地距離最短，酒店也不能僅憑這一點就簽下訂單。哪怕酒店就在公司附近，如果品質不過關，差旅經理也不會考慮。

價格同樣重要。Behets表示，UCB會列明每個員工在不同城市每晚的住宿支出限額，但也會考慮便捷度和位置。如果性價比高，差旅經理愿意略微提高預算。

UCB如何進行招標？

UCB在全球40個國家都有業務，Behets和他的團隊無暇親自與多家酒店商談合作事項，而是將招標事宜外包給了酒店解決方案供應商HRS。

Behets非?？粗鼐频晔欠衲軌蛱峁┖霞s價房源保證（LRA）。如果簽訂LRA協議，即使合作酒店只剩下最后一間客房，出差的員工也可以享受合約價。Behets表示，不希望合作的酒店只針對單一的房型提供合約價。為避免一些酒店在簽訂LRA協議時，限定某幾個房型，Behets經常會與HRS核對條款，確保UCB的出差員工入住酒店時，都能享受合約價，除非酒店客房售罄。

在招標過程中，Behets會從UCB的全球費用管理工具中導出多項數據，包括房價、間夜量、員工入住酒店的額外消費等，并由HRS提供給潛在供應商。Behets表示，關于支出和入住間夜量等信息，企業提供的信息越齊全，酒店提供的協議價就會有越大的折扣。

Behets也會時常收到UCB員工的建議，可以與一些酒店建立合作。他要求潛在合作酒店的價格必須低于UCB在該城市的預算上限，而且要包含早餐和無線網絡服務。

與此同時，在所有招標中，住宿安全都是至關重要的，Behets也會考慮酒店的煙霧報警等安全裝置是否齊全。

如何定義與酒店之間的伙伴關系？

酒店公司通常說，他們與企業客戶之間不是單純的買家與供應商關系，而是真正的合作伙伴關系。但Behets對此并不認同。他認為，酒店要與企業成為真正的合作伙伴，至少需滿足兩個條件：其一，簽訂為期兩年的折扣協議；其二，沒有限定入住日期?！叭绻_不到這兩個標準，酒店客房與其他商品無異?！?/p>

Behets表示，如果酒店能夠滿足標準，就能實現雙贏，他會在公司內部社交平臺推薦該供應商。

動態定價

Behets并不推崇動態定價模式。在他看來，動態定價是偏袒酒店方的不對等方式，相當于企業向酒店保障了訂單生意，但卻只能寄希望于酒店會提供折扣。他更傾向于與酒店協商折扣價格。

差旅服務供應商的角色

UCB將酒店談判業務外包給HRS，從而確保員工通過差旅管理公司BCD Travel及UCB的在線預訂工具預訂酒店時，也可以享受協議價。在歐洲，很多公司都會通過TMC處理大部分差旅事務，而把酒店合作事宜交由HRS這樣的專業公司來處理。

Behets表示，無論員工采用哪些預訂渠道，要確保這些渠道提供的價格具有足夠的競爭力，這樣他們就不會通過酒店官網或OTA預訂。盡管企業已經有明確的差旅管理制度，但差旅經理們仍在確保出差員工采用指定預訂渠道上面臨挑戰。無論企業的管理制度多么完善，出現40%的非指定渠道預訂仍是常事。

Behets表示，當員工知道公司在與HRS和BCD合作，就知道他們能享受最優惠的價格，這一點非常重要。如果他們有更好的選擇，可以預訂其他酒店，但是出于安全考慮，也要通過HRS或BCD預訂。如果員工只看重價格，可能就不會比較預訂條件。他們或許會拿到相當優惠的價格，但沒有意識到需要提前支付，而且不能取消。

參考資料：Inside the mind of a travel buyer: How one company manages its hotel program. (Onyx CenterSource)